第1条　管理目的

本規程はオンラインによる事前登録または、招待券へのアンケート記入による入場登録の如何にかかわらず適用されるものとする。

HOSTING-PRO実行委員会（以下「当委員会」という。）が主催するHOSTING-PRO（以下「当イベント」という。）における来場登録者情報は、ご本人にとって、またそれを取り扱う当イベント事務局（以下「当事務局」という。）にとって重要な登録者情報であることを認識し、適正かつ公正な手段にて収集、管理しなければならない。従って当事務局は確実な収集、管理及び廃棄の方法を実現する為に、登録者情報の取り扱い規程を規定する。

第2条　収集時の遵守事項

登録者情報の収集時には以下を遵守しなければならない。

1. 利用目的を出来るだけ明確に定め、情報主体の同意を得た上で収集すること。 具体的に利用目的を以下の通りとし、登録情報の記入サイトに明記する。
• 来場予定者ご本人を識別するため
• 登録確認と案内メールを送付するため
• 料金の徴収がある場合の料金徴収をするため
• 開催日の来場登録者確認をするため
• 個人が識別できない状態での来場者分析と統計の作成、及びその公表をするため
• 次回開催の案内を送付するため
• 当委員会が主催する他のイベントの案内を送付するため
• HOSTING-PRO運営事務局である日本イージェイケイ株式会社に提供するため
　
2. 来場希望者が個人情報を提供するのは任意であることを伝えるとともに、来場希望者から個人情報をいただけない場合は、来場予定者としての登録が出来ないことを明確に伝えること。
3. 当事務局は、登録者本人が自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合には問合せができることを提示しなくてはならない。またその受付先及び受付時間を伝えなおかつ申込時に、それが盛り込まれた個人情報についての当事務局登録者情報取り扱い規程などを提示しなくてはならない。
4. 登録者情報の提供先、提供の目的、提供する項目及び提供先との契約または覚書の有無を伝えなければならない。具体的には、以下の通り。

提供先	提供目的	提供項目	契約覚書
HOSTING-PRO運営事務局 （日本イージェイケイ株式会社）	登録者情報管理の委託 登録確認と案内メールの送付 料金の徴収がある場合の料金徴収 開催日の来場登録者確認 他のイベント案内の送付	氏名 所属会社（団体）名 所属部署 役職 所属団体住所 電話番号 FAX番号 E-Mail 他アンケートにお答えいただいた項目 案内提供など希望の有無	有

5. オンラインからの申し込みを受け付ける場合には、申し込みをするよりも前のページで、前４項について明示すること。また申し込みのために個人情報を登録するページは、しかるべき機関からサーバ証明書の発行を受けてSSLによる暗号化を行うよう設定しなければならない。
6. 登録者情報を収集するに当たっては、原則として本人から直接収集するが、以下の場合は本人の同意があったとみなし間接収集することが出来る。
• 会社などの団体の指示により、指示者が来場者に代わって申し込みをする場合。
• 会社などの団体より一括申し込みをする場合。
7. 収集目的を変更する場合には、登録者に対して郵送による同意を得ることが必要である。登録者から明示的な同意を得られない利用目的の変更はしてはならない。同意を得て利用目的を変更する場合でも、合理的に求められる範囲の変更でなければならない。

第3条　登録者情報利用時の遵守止事項

登録者情報の利用時には以下を遵守しなければならない。

1. 登録者情報を収集した場合は、その記録をとり保管しなければならない。
2. 登録者情報が記録されているもの（紙、ファイル、CD、FDなど）は、施錠された部屋、または部外者の目の届かないところに設置された書棚において、指定された管理者のもと厳重に取り扱わなければならない。書棚は、施錠可能なものであり、外から中身の確認が出来ないものとする。
3. 登録者情報が記録されているもの（紙、ファイル、CD、FDなど）は、施錠された部屋、または部外者の目登録者情報をデータベースに登録した場合は、その記録をとり保管しなければならない。
4. データベースへアクセスできるものは、必要な範囲のものに限定しなければならない。
5. データベースへのアクセスはその記録をとり、一定期間保管するとともに、定期的な分析を行わなければならない
6. 登録者情報を含む情報をプリントアウトした場合、プリントアウトしたものは、その記録をとるとともに、利用中はもちろんのこと廃棄までを厳重に管理しなければならない。廃棄する場合はかならずシュレッダーにより細断すること。

第4条　登録者情報の保存についての遵守事項

当イベントで収集した登録者情報は、正確かつ最新の内容で管理しなければならない。

1. 登録者から問合せがあった場合は、登録者情報の開示を行わなければならない。
2. 内容が正確でない等の問合せがあった場合は、必要に応じ登録内容の追加、変更、削除等を行わなければならない。

第5条　登録者情報の廃棄についての遵守事項

登録者情報の廃棄時は以下を遵守する。

1. 情報を記した媒体が復元不能な処置を施さなければならない。紙、テープ、フィルムなどの場合には溶解又は裁断すること。FD・CD・などの場合には溶解または復元できない程度に破壊、HDDなどで再生して使用することができるものの場合は、専用ソフトによるデータ消去、再生して使用しない場合には復元できない程度に破壊しなければならない。

第6条　登録者情報提供時の遵守事項

登録者情報を委託先に提供する場合には以下を遵守する。また提供後は当事務局の管理下から離れることとなる。

1. 提供する登録者情報は、あらかじめ提供することについて情報主体の同意を得ていることが確認できるものに限る。
2. 提供先は、本規程第3条に4号に定めるものに限る。
3. 提供先とは機密保持契約の締結をするか、または覚書を交わさなければならない。

第7条　情報漏洩時の遵守事項

登録者情報の漏洩が発生した場合に当事務局は次の処置を取らなければならない。

1. 事実関係を登録者本人に通知する。
2. 二次被害防止の観点上、また類似事案の発生回避などのため、可能な限り事実関係を公表する。
3. 事実関係について記録する。
4. 二次漏洩の防止策を講じる。
5. 発生原因を追究し、対策の検討を行う。

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